Aktiivipolku 2025 - Active path 2025
Uusi aktiivipolku, jaostorakenne ja tehtävänimikkeet ovat valmiita ja otetaan käyttöön maaliskuun loppuun mennessä. Tulevia muutoksia ovat mm.
Uusi kolmen jaostomallin rakenne: Mini 3-9 aktiivia, midi 10-19 aktiivia ja mega 20 aktiivia tai enemmän, helpottaa jaoston johtamista ja organisoitumista
Kaikkien aktiivien perusnimike on Aktiivi, jolloin tapahtumien järjestämiseen osallistuminen kuuluu osaksi aktiivin perustehtäviä ilman erillistä nimikettä
Kuvattu aktiivien osaamispolku, jotta jokainen aktiivi voi seurata omaa kehittymistään ja koulutustarvetta. Auttaa myös vastuutehtäviin haluavaa seuraamaan tehtävässä onnistumiseen hyödyttäviä koulutuspolkuja.
Löydetty viisi kriittistä tehtävää, joiden avulla jaoston toiminta on varmistettu
Paikallisjohtaja, sis. talous, yhteisöllisyys → entinen paikallisvastaava
Osaamisvastaava, joka huolehtii aktiivien työkaluista ja osaamisesta → entinen HR-vastaava
Tapahtumahallinnon vastaava, jolla on Lyyti-osaaminen → entinen lyytivastaava
Midi ja megajaostoissa lisäksi Markkinointivastaava, joka tekee markkinointi- ja viestintää, jäsenhankintaa ja aktiivirekrytointia → jaostoissa entinen viestintävastaava, sisällöntuottaja tai markkinoija
Ja megajaostossa Tapahtumavastaava (mega), joka koordinoi kaikkia tapahtumia.
Kolme “kiva lisä” -tehtävää, jotka toteutuvat tarvittaessa
Kumppanuusvastaava (entinen yrityssuhdevastaava), Projektivastaava ja Vaikuttamisvastaava
Miksi näin tehdään?
MiB ry:n toimintasuunnitelman mukaisesti vuoden 2024 tavoitteissa oli aktiivipolun ja aktiiviroolien selkeytys kautta toiminnan. Strategiakauden 2024-2026 tavoitteina valtakunnallinen aktiivitoiminta voi hyvin ja MiB-henki kohoaa. Lisäksi tavoitteena vapaaehtoisjohtajat kokevat saavansa tukea tehtäväänsä ja ovat innostuneita johtamaan tiimejään MiBin tavoiteiden mukaiseen toimintaan.
Hallitus päätti koota työryhmän (koostui sekä hallituksen että aktiiviyhteisön tekijöistä) auttamaan tämän tavoitteen saavuttamisessa.
Kevään työryhmä: Sanna-Riikka Valtonen, Hanna Lyytinen, Katja Hollmén ja Laura Luukkanen
Syksyn työryhmä: Sanna-Riikka Valtonen, Sonja Pihlaja-Crocker, Liisa Snäll, Salla Lehtipuu, Petra Härkönen, Heidi Argillander, Mari Katara, Pinja Söderström
Työryhmän työstön avulla Soile työstänyt lopullisen esityksen, jonka MiBin hallitus hyväksyi uuden aktiivipolkumallin ja tehtävät kokouksessa 14.12.2024.
Mitä hyötyä tästä on minulle aktiivina?
Muutos tehdään, jotta aktiivitoiminta ja koko aktiiviyhteisö voi hyvin ja MiB-henki kohoaa. Haluamme, että aktiivina tiedät mitä tehtäviisi kuuluu, mitä sinulta aktiivina odotetaan ja että tunnet toimintasi vaikutuksen, koska olet meille hyvin tärkeä. Lisäksi haluamme, että aktiivina sinua johdetaan, tuetaan ja innostetaan toimintaan selkein sävelin.
Mitä jos olenkin eri mieltä?
Mikäli haluat lisätietoja muutoksesta tai antaa palautetta, voi laittaa viestiä WhatsAppin Yleiset ja yhteiset - Common and shared -ryhmään tai meiliä soile.pylsy(at)mib.fi, jolloin voimme keskustella asiasta paremmin.
Mikäli syystä tai toisesta et jatka aktiivina, voit ilmoittaa aktiiviurasi päättyneeksi aktiivitietojen muutoslomakkeella.
Käyttöönotto, jalkautus ja viestintä
Tammikuu 2025
Soile työstää käyttöönotto- ja viestintäsuunnitelman sekä tekee käännökset
28.1. Yhteinen mietintö työntekijöiden työpäivässä → viime hetken lisäykset ja muutokset erit. kriittisiin tehtäviin
29.1. Esittely paikallisjohtajille kuukausitapaamisessa: Soile ja Viivi
Johtajille kehote järjestää aktiivipalavereja ja aktiivien 1-to-1 keskusteluja tehtävien sopimiseksi asap
31.1. Aktiivikirjeessä ensimmäisen kerran → nostoja kirjeessä loppuvuoden
Helmikuu
Soile koostaa paikallisjohtajien ja osaamisvastaavien koulutus- ja ohjemateriaalit
Soile päivittää aktiivien tietopankit uusilla tiedoilla ja ohjeistuksilla
www.mib.fi/uudelle-aktiiville uusi selkeä ja uusi napakka rakenne
3.2. WA ryhmään sama viesti, kuin aktiivikirjeeseen, mutta lyhennettynä sis. linkit
3.2. alkaen toimisto soittaa paikallisjohtajille, joiden kanssa kartoitetaan millainen tiimi tänä vuonna jatkaa
Paikallinen jalkautus: aktiivitapaaminen, jossa käydään läpi muutos ja varmistetaan jokaisen uusi nimike ja tehtävä
Yhteydenotot aktiiveihin, joilla vastuutehtävä: paikallisjohtajat, toimisto tukee
Lyytivastaavia 27
HR-vastaavia 12 kahdeksassa jaostossa
Viestintävastaavia ja/tai markkinointia 23
Tapahtumavastaavat 8 kuudessa jaostossa
Vk-markkinointi- ja viestintä/sisällöntuotanto/some -tiimiläiset (?) → Soile ottaa näistä selvää
Vk 7 Soile ottaa yhteyttä aktiiveihin, jotka eivät ole jäseniä
Vk 8 Soile päivittää Vapaaehtoiseksi -sivun uusilla tiedoilla
Maaliskuu
6.3. Väliaikatilanne paikallisjohtajille kuukausitapaamisessa
Soile tsekkaa ja päivittää aktiivirekrytoinnin mainokset ja ohjeistukset
Ensimmäiset aktiivirekrytoinnit uusilla tehtävillä ja nimikkeillä
Vk 11 Somemainontaa
20.3. klo 11-12 online rekrytapahtuma
Käytön vakiinnuttaminen, ohjaustoiminta ja tuki, viestintä
Huhtikuu
Käyttö, viestintä aktiivikirjeessä kuukausittain nostoina
Tulevaisuus
Kehitystyö jatkuu hallituksen jäsenen Salli Joutsenojan johdolla ja työntekijöiden tuella
The new active path is here!
The new active pathway, branch structure and active titles will be ready and launched by the end of March. Upcoming changes include:
A new structure of three branch models: mini 3-9 actives, midi 10-19 actives and mega 20 or more, to facilitate branch leadership and organisation.
The basic title for all acties will be 'Active', meaning that participation in the organisation of events will be part of the basic tasks of an active without a separate title
A competency pathway for actives is described, so that each active can follow their own development and training needs. It also helps those wishing to take on responsibilities to follow training paths that will help them to succeed in their tasks.
Identified five critical tasks to ensure the functioning of the branch
Branch leader, incl. finance, community → former local leader
Competence officer, responsible for the tools and skills of the actives → former HR manager
Event management officer, with expertise in Lyyti → former Lyyti manager
For midi and mega branches, also a Marketing officer, responsible for marketing and communication, membership recruitment and activist recruitment → for branches, a former communications officer, content producer or marketer
And in a mega branch the Event officer, who coordinates all events.
Three "nice-to-have" tasks to be carried out as and when required
Partnerships Officer (formerly Corporate Relations Officer), Project Officer and Advocacy Officer
What happens now?
Branch leaders will receive the guidance materials in week 7, next week, on the basis of which they will organise active meetings and possible low-threshold 1-to-1 discussions with actives in their branches to clarify tasks during February. The aim is to ensure that each active has a role in the active community, especially in the case of an active with responsibilities. The employees will support the Branch leaders in their task and will be happy to come to the active meetings to discuss tasks and changes.
Why do this?
In line with MiB's action plan, the 2024 objectives were to clarify the active pathway and active roles through action. The objectives for the 2024-2026 strategy period are to ensure that the national active community is thriving and the MiB spirit is lifted. In addition, volunteer leaders will feel supported in their role and inspired to lead their teams in activities in line with MiB's objectives.
The Board decided to set up a working group (made up of both Board and active community members) to help achieve this goal.
Spring working group: Sanna-Riikka Valtonen, Hanna Lyytinen, Katja Hollmén and Laura Luukkanen
Autumn working group: Sanna-Riikka Valtonen, Sonja Pihlaja-Crocker, Liisa Snäll, Salla Lehtipuu, Petra Härkönen, Heidi Argillander, Mari Katara, Pinja Söderström
Through the work of the working group, Soile worked on the final presentation, which was approved by the MiB Board at the meeting on 14 December 2024.
What's in it for me?
The change is being made so that the actives and the whole active community can thrive and the MiB spirit is lifted. We want you to know what your tasks are, what is expected of you as an active and to feel the impact of your activities, because you are very important to us. We also want you to be guided, supported and inspired in a clear way.
What if I disagree?
If you would like more information about the change or want to give feedback, you can post a message in the WhatsApp group Yleiset ja yhteiset - Common and shared or email soile.pylsy(at)mib.fi to discuss it further.
If, for one reason or another, you do not wish to remain active, you can report your inactivity by using the active registration form.
Deployment, implementation and communication
January 2025
Soile will work on the implementation and communication plan and translations
28.1. eport at employee meeting → last-minute additions and changes to critical tasks in particular
29.1 Presentation to Branch leaders at monthly meeting: Soile and Viivi
Invitation to leaders to organise active meetings and 1-to-1 discussions between actives to agree on tasks asap
31.1. first time in the activist letter → highlights in the letter for the rest of the year
February
Soile to compile training and guidance materials for Branch leaders and Competence officers
Soile updates the active infobanks with new information and guidelines
www.mib.fi/fornewactive-1 new clear and new concise structure
3.2. in WA group same message as in the active letter, but shortened including links
From 3 February, the office will call Branch leaders to identify the team that will take over this year
Local roll-out: an activity meeting to go through the change and ensure everyone has a new title and role
Contacting actives with responsibilities: Branch leaders, employees support
Leaders 27
HR officers 12 in 8 brances
Communication and/or marketing officers 23
Events officers 8 in 6 branches
National marketing and communication/content production/some team members (?) → Soile will find out about these
Week 7 Soile will contact non-member actives
Week 8 Soile will update the Volunteering page with new information
March
6.3. Interim situation for Branch leaders at the monthly meeting
Soile to check and update active recruitment advertisements and guidelines
First active recruitments with new positions and titles
Week 11 SoMe advertising
20.3. 11-12 online recruitment event
Consolidation of use, guidance and support, communication
April →
Usage, communication in activity letter in monthly withdrawals
Future
Development work continues under the leadership of board member Salli Joutsenoja and with the support of employees
